DALAM suatu lembaga atau organsisasi sering dijumpai beberapa kejadian yang menjadikan kinerja tidak nyaman. Entah itu relasi kerja antar teman sekantor atau juga dengan atasan. Ketidaknyamanan tersebut mulai dari hal-hal yang paling kecil sampai hal besar. Seperti pengaturan cuti, mutasi pekerjaan, penataan arsip, giliran presentasi kinerja, dan masih banyak lagi berbagai hal lain yang terjadi di kantor.
Substansi dari ketidaknyaman dalam bekerja tersebut salah satunya bermuara pada lemahnya koordinasi, baik antar teman sejawat maupun dengan atasan. Masing-masing berjalan sendiri atau dengan tujuan lain untuk menunjukkan bahwa departemen atau bagian yang menjadi tanggung jawabnya nampak menonjol dibanding dengan departemen lainnya.
Koordinasi memang lebih mudah diucapkan daripada dilakukan dalam tindakan praksis. Hal tersebut yang perlu menjadi perhatian semua lembaga agar dalam mengimplementasikan semua agenda kegiatannya selalu mengedepankan koordinasi agar kenyamanan kinerja dalam lembaga tersebut dapat terbangun.
Mekanisme Kerja
Implikasi koordinasi pada dasarnya adalah suatu usaha yang sinkron dan teratur untuk menyediakan jumlah maupun waktu yang tepat, serta mengarahkan implementasinya untuk menghasilkan suatu tindakan seragam serta harmonis pada sasaran yang telah ditentukan di organisasi atau lembaga (Hasibuan, 2006).
Dalam suatu aktivitas lembaga baik di organisasi atau di kantor mekanisme kerja menduduki peran sangat penting untuk mengkoordinasi pekerjaan atau mengorganisasi satu kesatuan yang harmonis dalam tataran kenyamanan bekerja. Pada waktu masing-masing individu dalam departemen melaksanakan aktivitas untuk volume yang cukup besar, tujuan organisasi secara holistik kemungkinan besar akan terabaikan atau mungkin timbul konflik di antara anggota.
Dalam sistem kerja, mekanisme koordinasi dapat memungkinkan anggota organisasi untuk tetap mengarahkan aktivitasnya kearah pencapaian tujuan organisasi dan mengurangi ketidakefisiensinya, atau konflik yang menyebabkan iklim kerja tidak kondusif. Dalam hal ini, mekanisme koordinasi dimaksudkan agar para manajer mengkoordinir sumber daya manusia dan sumber daya lain yang dimiliki organisasi tersebut. Kekuatan suatu organisasi tergantung pada kapabilitasnya dalam menyusun dan mengoptimalkan berbagai sumber dayanya dengan target utamanya demi kemajuan organisasi.
Perlu dipahami bersama, bahwa setiap organisasi mempunyai keterbatasan akan sumber daya manusia, finansial, dan infrastruktur lainnya untuk mencapai tujuan organisasi yang diharapkan. Keberhasilan untuk mencapai tujuan yang diharapkan tersebut sangat tergantung pada opsi tujuan yang akan dicapai dengan cara menggunakan sumber daya yang dimiliki seefisien mungkin.
Agar tujuan organisasi tersebut dapat tercapai sesuai dengan apa yang diharapkan, maka salah satu aspek yang diperhatikan adalah faktor sumber daya manusia (SDM). Dalam upaya meningkatkan produktivitas SDM di lingkungan lembaga diperlukan koordinasi yang efektif dan efisien.
Sedangkan tujuan dan manfaat koordinasi tersebut pada prisipnya terkait dengan beberapa tujuan yang mendasar, yaitu pertama untuk merealisasikan KISS (koordinasi, integrasi, sinkronisasi, dan simplifikasi) dengan ekspetasi agar tujuan organisasi dapat tercapai secara efektif dan efisien. Apabila keseluruhan aspek KISS dapat terealisasikan, akselerasi instansi akan dapat berjalan secara normatif, dan beberapa konflik kepentingan dapat dicarikan jalan keluar dengan mengambil standar resiko paling kecil.
Kedua, manajer mampu mengintegrasikan kegiatan fungsional dan tujuan-tujuan dari unit organisasi yang terpisah-pisah untuk mencapai tujuan bersama dengan sumberdaya yang terbatas secara efektif dan efisien. Kegiatan fungsional dari banyaknya unit organisasi di suatu instansi dan beberapa tipologi karakter sumber daya manusianya dibutuhkan koordinasi terpadu, agar semua kinerja memiliki satu komando yang jelas dan transparan.
Ketiga, pembagian kerja proporsional. Semakin besar volume pekerjaan, semakin diperlukan pengkoordinasian atau penyelarasan, sehinga tidak terjadi duplikasi atau tumpang tindih pekerjaan yang menyebabkan pemborosan. Untuk itu, agar pekerjaan dapat efisien dan efektif, koordinasi baik vertikal maupun horizontal sangat dibutuhkan agar tujuan organisasi dapat tercapai.
Pendekatan Humanis
Untuk dapat memerlancar proses koordinasi dibutuhkan model komunikasi efektif, baik dalam satu lingkup bidang kerja maupun antar bidang, serta individu-individu di dalamnya. Adapun koordinasi yang dirasakan efektif antara lain koordinasi dengan jalan pertemuan atau tatap muka langsung antara pihak-pihak terkait untuk menghindari kesalahpahaman.
Dalam hal ini, peran pimpinan sangat signifikan untuk dapat menyampaikan instruksi kepada anak buahnya agar koordinasi berjalan efektif. Pimpinan perlu melakukan perintah dengan cara menyampaikan secara langsung dengan pendekatan humanis. Walaupun petunjukan pelaksanaan dan petunjuk teknis sudah didesiminasikan, namun instruksional langsung perlu disampaikan dan diingatkan dalam setiap kesempatan baik formal maupun informal. Sebagai misal, seminggu sekali untuk memulai aktivitas perlu diadakan briefing dengan semua staf, di situ koordinasi secara formal perlu disampaikan agar tujuan lembaga dapat berjalan konsisten sesuai harapan. Atau juga secara reguler dilakukan pelatihan koordinasi yang tidak hanya berkutat pada teori, namun pelatihan yang mengarah pada simulasi dengan fokus pada praktik yang sering dilakukan di lembaga masing-masing.
Di samping itu komunikasi internal dalam organisasi harus menjadi prioritas utama. Banyak pesan yang tidak dapat tersampikan dengan lancar, misal surat elektronik penting tidak terbaca karena begitu banyak, tidak adanya tindak lanjut hasil rapat yang jelas, kesulitan untuk mendorong individu mengungkapkan pendapatnya dalam kesempatan rapat bersama, juga pimpinan lembaga yang sangat reaktif sehingga tim kebingungan dalam menentukan arah.
Dengan demikian, dalam organisasi atau lembaga diperlukan bahasa yang standar, dengan maksud adanya kesepahaman bahwa walaupun di masing-masing divisi memiliki jargon atau target unggulan yang ingin dicapai, namun semuanya itu dapat diarahkan mengerucut menjadi tujuan utama untuk keberhasilan kerja bersama, bukan kerja individu dan kelompok. Dengan mengedepankan koordinasi akan dapat menumbuhkan rasa melu handarbeni atau merasa memiliki lembaga pada masing-masing individu untuk dapat bersama-sama memajukan lembaga tempat mereka bekerja.
(Oleh: Drs. Ch. Dwi Anugrah, M.Pd., Guru Seni Budaya SMK Wiyasa Magelang)
0 Komentar